Нажмите клавишу «Enter», чтобы перейти к содержанию

Веб-форум, как эффективный способ взаимодействия со своими сотрудниками

0

В больших и средних компаниях, мне периодически приходится наблюдать картину, когда руководитель компании проводит кучу совещаний со своими сотрудниками по обсуждению новых идей развития компании, решению наболевших проблем и косяков, возникающих в процессе работы. Как правило, в таких компаниях есть корпоративная почта, заведенная на каждого сотрудника, с помощью которой также происходит переписка сотрудников с руководителем или между собой. Частенько, требуется не мало времени, чтобы просто разобрать, что на приходило на «мыло», отсеять важные и не важные темы, не говоря уже о том, что о важных темах за предыдущие дни можно и позабыть. Усложняется все это, когда при переписке возникает уже огромная «ветка» и требуется к решению вопросов подключить каких-либо новых сотрудников или начальников. Короче говоря, черт ногу сломит… В сегодняшней статье хочу поговорить о том, как при помощи корпоративного веб-форума наладить эффективное взаимодействие между сотрудниками и обсудить в чем преимущество форума над корпоративной почтой.

Обсуждение рабочих вопросов и новых идей

Бывает так, что нужно с сотрудниками одного или нескольких отделов обсудить какой-то важный вопрос или идею. Но не просто обсудить, а получить еще и обратную связь. Решить это можно несколькими способами.

Первый способ – это собрать живое собрание, когда сотрудники отделов придут к намеченному времени и вы сможете донести до них проблемы или идеи, и выслушать мнение каждого. Однако в ряде бизнесов, тут есть ряд подводных камней, которые не дадут это сделать эффективно. Допустим у вас интернет-магазин, в котором работает 15 операторов на телефоне, для которых вы хотите провести собрание. Но у части операторов сегодня выходной день (плавающий выходной). Большая часть операторов в каждый момент времени общается с клиентами и продает, зарабатывая компании денег. И только небольшой остаток может вас выслушать. Выдергивать из работы операторов – вариант наихудший, т.к. вы при этом сразу начнете терять деньги сами. Приходится либо собирать несколько собраний, разбивая сотрудников на две группы, одна из которых работает с клиентами, а другая сидит на собрании. А в другой день собирать еще и третью группу, из тех, кто сегодня выходной. Думаю, не нужно объяснять, что подобного рода «лишние телодвижения» эффективности работе не добавляют. А что делать в таком случае, если нужно собрать для обсуждения сотрудников из всех отделов, а не только отдела продаж, и этих сотрудников у вас 50-100? Проблемка приобретает масштабных характер…

Второй способ – это уже прижившаяся во многих компаниях корпоративная почта. Когда руководитель пишет большое письмо, ставя в адресат всех своих сотрудников. Данный способ тоже имеет ряд не только неудобств и даже огромных минусов, которые не добавляют эффективности.

  1. Необходимо постоянно поддерживать список адресатов (email’ы сотрудников в актуальном состоянии). Добавляя новых, и удаляя уволенных сотрудников.
  2. Если сотрудников много, нужно создавать списки рассылки, деля их на определенные группы или отделы. Чтобы была возможность быстро выбирать отделы, в которые вы собираетесь написать, а не руками добавлять в адресат каждого сотрудника, помня его email, ФИО, и в каком отделе он работает.
  3. Эти контакты нужно синхронизовать в почтовой программе для всех сотрудников. Ведь не только вы можете писать письма, но и сотрудники ведут переписку между собой. Иначе, у ряда сотрудников будут не полные или не актуальные списки.
  4. От большого количества ваших сотрудников, придет и большое количество писем-ответов с темой «Re: [Тема письма]». Которые надо разобрать, прочитать поочередно и в голове составить общий «портрет». А ответы будут приходить не друг за другом, вперемешку с другими письмами, нужно не упустить их из виду. Быть либо очень внимательным, либо создавать в почтовой программе фильтры, которые буду перемещать ответы на это письмо в определенную папку.
  5. Начнется «каша», как только вы начтете отвечать на ответы сотрудников, а они будут отвечать вам в свою очередь. Это не большое неудобство, когда адресатов 2-3, но, когда их 20-30 – это уже тихий ужас.
  6. Сотрудники, которые придут работать в компанию позже, не будут знать, что такие-то темы уже поднимались на обсуждение ранее и могут создавать дубли, тем самым отнимая у всех время.

Завал электронных писем email в корпоративной почте

В общем, переписка с большим количеством сотрудников посредством корпоративной почты, может превратиться в большую головную боль. А в больших и средних компаниях, на повестку дня, как правило не одна тема может подниматься. И дискуссии могут вестись на множество разных тем параллельно.

А вот веб-форум, снимает большое количество проблем, причем и тех, что свойственны при живом общении, и тех, что мешают при email переписке. Живого общения с сотрудниками, он конечно же не заменит, но вот по сравнению с корпоративной почтой, у него множество преимуществ.

  1. Форум может иметь огромное количество категорий, в которых в свою очередь много разных разделов и самих форумов. Например, вы можете создать нужные разделы под каждый отдел в вашей компании. Где вопросы, касающиеся отдела продаж, обсуждаются в разделах, касающихся отдела продаж, логистические вопросы в своем разделе и т.д.
  2. Т.к. форумы очень гибко настраиваются, в плане пользовательских групп и видимости тех или иных разделов форума, то вы можете скрывать, например, от отдела продаж разделы форума, посвященные логистике или только часть этих форумов. Также вы можете создавать закрытые разделы и обсуждения для руководителей отделов и директоров, которые не будут видеть рядовые сотрудники компании.
  3. Форум сам по сути «актуализирует» контакты. Т.к. создавая обсуждение в определенном разделе, его смогут увидеть только те, у кого есть право это просматривать. Уволенным сотрудникам просто закрывается доступ к форуму, и они больше в обсуждениях не учувствуют. Сотрудников можно разбивать на группы, чтобы все видели к какому отделу (группе) принадлежит тот или иной участник форума. Уволенных помещать в группу «бывшие».
  4. При этом, не теряется нить обсуждения тем форума, т.к. физически аккаунт уволенного не удаляется. И его мысли, и предложение по теме остаются для следующих «поколений». Новые, пришедшие позднее сотрудники будут видеть какие идеи и обсуждения уже были, какие решения по ним приняты, и кто именно их вносил.
  5. На форуме у каждого сотрудника есть вой профиль. Чтобы не путаться в никнеймах, можно выводить вместо них ФИО сотрудника. Также не лишним будет завести в профиле ряд дополнительных полей с емэйлом сотрудника, контактным телефоном и прочими данными. А вместо аватара использовать фотографию. Тем самым у вас будет полная актуализированная база работающих у вас людей. Например, новенькому сотруднику, не нужно бегать и спрашивать у всех не знает ли он телефона нужного для решения его задачи человека. Ему достаточно будет зайти в его профиль и увидеть все контакты. Ну и конечно же ряд полей можно скрыть от рядовых пользователей, и их будут видеть только руководители, например.
  6. Сотрудники, находящиеся на выходных, также, как и в случае с корпоративной почтой, могут просмотреть темы и обсуждения за те дни в которые они отсутствовали, понять, что обсуждалось и оставить свое мнение / комментарий.
  7. У ответов есть четкая структура, которая не потеряется при большом количестве участников дискуссии, которая разбивается на постраничную навигацию, для удобства просмотра.
  8. Возможности по оформлению текста даже больше, чем у корпоративной почты. Есть визуальный редактор, можно вставлять картинки и разные файлы в тему, цитировать текст или часть текста собеседника и т.д.
  9. Возможность создания как открытого, так и анонимного голосования по тем или иным вопросам.
  10. Если это необходимо, всегда есть возможность отправить личное сообщение одному или нескольким сотрудникам, или даже целым группам сотрудников. По сути это некий аналог корпоративной почты, только внутри форума, как некий бонус.
  11. Конечно есть возможность гибкой модерации форума, которую можно доверить начальникам отделов. Чтобы они посматривали за порядком, «склеивали» похожие темы, скрывали или удаляли неактуальные темы и сообщения.
  12. Возможность гибкого поиска тех или иных тем и обсуждений.

И этот список далеко не полный. Более того, на форум можно устанавливать различного рода дополнения, которые расширяют базовый функционал в большую сторону. Да и вообще, в отличии от почтовых программ для корпоративной почты, форум можно до программировать под задачи компании, причем порой очень недорого.

Корпоративный веб-форум и его преимущества

Руководство компании может выносить на обсуждение рабочие вопросы, а также при недостатке новых идей, интересоваться мнением своих сотрудников по тем или иным вопросам.

Часть персонала это будет даже стимулировать принимать активное участие в обсуждении. Кто-то для того, чтобы выделиться среди остальных и показать руководству что голова варит отлично, потенциально надеясь на повышение или иные блага. А кто-то для повышения самооценки и осознания собственной важности. Так, например, не всегда есть возможность в большой компании рядовому сотруднику обсудить какую-то важную тему с высшим руководством.

Более того, форум можно использовать как хранилище данных для обучения сотрудников на автопилоте. Создавая в определенном разделе форума ссылки на нужные материалы, либо делая это в разделе FAQ.

Сложности внедрения корпоративного форума

Сложность заключается в том, что для многих компаний — это нестандартный метод взаимодействия. Если внедрение форума происходит на достаточно поздней стадии, когда количество сотрудников уже большое, то далеко не все воспримут это нововведение положительно. Люди, привыкшие работать уже сложившимся способом, порой сложно переходят на что-то новое.

Внедрение же на ранней стадии, когда сотрудников можно по пальцам пересчитать, тоже не всегда приживается, т.к., как правило, офис маленький и все друг друга видят на расстоянии вытянутой руки. Ну и конечно при небольшом количестве пользователей на форуме, активность там тоже не большая и со временем эта инициатива может загнуться, если ее должным образом не поддерживать.

Что касается технической части внедрения, то тут особых сложностей нет. Писать форум с нуля не нужно, сегодня существует большое число популярных движков форумов (как платных, так и бесплатных), которые можно использовать. Наиболее популярные из платных это IPB и vBulletin, из бесплатных phpBB.

Разместить форум можно как на внутреннем сервере, внутри корпоративной сети, так и на внешнем хостинге. При необходимости открыв доступ к нему только с разрешенных IP-адресов.

За счет чего вырастает эффективность?!

Обсуждая вопрос с предпринимателями по актуальности и возможности внедрения в их бизнес корпоративного форума, встают вопросы относительно того, как может вырасти эффективности работы…

Порядок на рабочем столе и эффективность использования корпоративного веб-форума во взаимодействии с сотрудниками

Сегодня, все больше и больше компаний, нанимают удаленных сотрудников, которые контактируют только с руководством или каким-либо лицом в компании, мало с кем общаясь из рядового персонала. Это не вносит сплоченности в коллективе, т.к. удаленные сотрудники как бы оторваны от основанного коллектива. Форум в этом плане сближает.

Относительно возможностей даже базового функционала форума, надеюсь я смог донести информацию, что оно более продуктивно и структурированно. Вы и сотрудники тратите меньше времени на переписку, а соответственно, освобождается больше времени на остальную работу.

При помощи форума проще координировать работу начальников и сотрудников, и получать обратную связь от всех «слоев», начиная от курьеров и заканчивая директорами. А это порой крайне полезно, чтобы понимать истинные причины возникновения тех или иных разногласий и проблем, и бросать силы на решение именно причин, а не последствий.

Форум можно очень эффективно использовать для оповещения сотрудников, не только начальниками, но и рядовыми сотрудниками. Например, вести ветку по программным изменениям сайта и/или CRM-системы, описывая, какие глюки устранены, что поменялось и как этим теперь пользоваться.

В общем с внедрением корпоративного форума, как правило, эффективность совместной работы возрастает, появляется большая сплоченность коллектива и большее количество интересных идей, которые двигают развитие компании вперед. Но, как и любое благое начинание, его можно запросто загубить, неправильно воспользовавшись «инструментом» …

А есть ли у вас корпоративный форум? Поделитесь в комментариях, как вы его используете и как он у вас прижился. Ну и конечно, если есть вопросы, тоже не стесняйтесь их задавать!