Нажмите клавишу «Enter», чтобы перейти к содержанию

Современное и эффективное обучение новых сотрудников на автопилоте

0

Приходилось ли вам когда-либо сталкиваться с обучением новых сотрудников внутри компании? Я сейчас не о тренингах и семинарах, а об обучении базовым вещам работы в компании. Такие как, выписка счетов в учетной системе, правила работы с корпоративными клиентами, стандарты проведения инвентаризаций на складе, как поступать в тех или иных нестандартных ситуациях, и огромная куча прочих действий, которые должен освоить только пришедший сотрудник. Чтобы из стажера превратиться в полноценного и эффективного сотрудника, способного выполнять свою работу наравне с остальными. Об этих методах обучения, а также о том, как поставить их на автопилот, мы сегодня и поговорим.

Как водится, в небольших компаниях обучение персонала не поставлено вообще, не говоря уже об автопилоте. Обычно, обучением занимается либо сам директор, либо кто-то из старых сотрудников в том или ином отделе. Например, приходит новый менеджер по продажам в отдел продаж, его прикрепляют к старому опытному менеджеру, чтобы тот обучил его, хотя бы, базовым вещам. «Старичок» же, как правило, не сильно то и заинтересован, обучать еще «зеленого» манагера, ведь у него и своих дел хватает. Поэтому, качество даваемого материала очень сильно хромает. Порой обучение заканчивается на усваивании самых базовых функций, типа выписки счета или, как происходит взаимодействие с отделами, рассказанное в двух словах.

Вы не можете молодому сотруднику за один день дать весь необходимый материал, да так чтобы он его усвоил. Даже если вы лично будете заниматься обучением. Пройдет еще не один месяц дерганий вас по пустякам, вопросами — «а как это сделать?», «а где посмотреть?», «а к кому обратиться?» и т.д. Плюс ко всему, память у человека, обычно, не хранит вечно ту информацию, которой не пользуется продолжительное время. И подобные вопросы можно слышать и от старых сотрудников, в течении всего времени их работы в компании.

Но когда к вам приходит один сотрудник, это еще не так критично. А вот если у вас пришло 8 сотрудников в 3 разных отдела… вот тогда начинаются веселые будни. Начинает падать продуктивность работы отделов и компании в целом. Сотрудники начинают отвлекаться на вопросы новичков, показывать, как правильно надо делать те или иные вещи, и на выполнение своей работы тратят значительно меньше времени. Несколько учителей, на самом деле, не самый лучший вариант для правильного усвоения материала. Да и обучать должен не просто кто-то из отдела, а самый лучший. А он не всегда может это делать. Например, участвует в большом стратегическом проекте компании, ушел в отпуск, или вовсе заболел. «Разгильдяй» научит новичка так, что на выходе вы получите далеко не самого эффективного сотрудника.

Если не подходить к найму и обучению сотрудников должным образом, то через годик-два, можем увидеть такую картину, когда директор компании рвет на себе волосы и орет, что всех уволит, к ядреной фене. Т.к. накопилось большое количество неэффективных сотрудников, зарплатный фонд вырос, а доходная часть стала только меньше.

Директор орет на подчиненных

Попробуйте вспомнить сколько вы потратили своего времени на обучение сотрудников в целом, в течении нескольких лет. У меня цифра получалась очень немаленькая. И самое неприятное в том, что приходится буквально повторять все по сто раз. Т.е. одну и туже информацию, но разным сотрудникам пришедших в компанию в разное время. Эх, собрать бы их всех вместе, да обучить оптом! Столько бы времени и сил было сэкономлено…

Автоматизация процесса обучения персонала

Суть автоматизации и постановки обучения на автопилот достаточно проста. Тут нет каких-то сверх секретных технологий, которые нужно долго изучать и внедрять в свой бизнес. И даже не нужно больших денежных и временных сложений. Технология берет свои корни из дистанционного обучения сотрудников. Это некие инструкции, в которых последовательно описан процесс работы с теми или иными бизнес-процессами внутри компании. Но сделано это не в виде текста, как делалось вначале, а процесс пошел дальше, и текстовые инструкции стали видео инструкциями.

Обучение сотрудников / персонала на рабочем месте

Культура потребления контента, все больше и больше смещается в видео и аудио форматы. Народ начинает лениться читать длинные тексты. Ведь значительно проще и интереснее посмотреть видео версию. Сегодня существует огромное количество курсов и уроков в интернете о том, как сделать свой сайт, научиться работать в фотошопе или как записать и смонтировать видеоролик. Все это сделано обычными пользователями, буквально на коленке, и пользуется огромной популярностью.

Все, что от вас потребуется, это сделать по несколько роликов для разных должностей сотрудников. Для менеджера по продажам это могут быть ролики по работе с вашей учетной системой, по основным бизнес-процессам внутри компании (какие отделы и как взаимодействуют), и некая должностная инструкция с правами и обязанностями работника.

И при приеме на работу нового сотрудника, или даже целого десятка, вам не нужно с каждым нянчиться. Вы даете каждому видео инструкции для изучения и практики, а спустя некоторое время устраиваете им аттестацию. Т.е. проверяете как они усвоили материал. Данная техника также хорошо работает при повышении сотрудников в должности. Когда, для того чтобы претендовать на повышение, необходимо усвоить определенный материал и сдать внутренний экзамен по нему.

Допустим, человек приходит работать контент-менеджером, он сначала изучает материалы о том, как добавлять товары на сайт, как их оформлять, как и где искать описания, каких стандартов придерживаться при работе с фотографиями, в какие сроки необходимо укладываться при оформлении, что делать если нашел ошибку на сайте и т.д. Через некоторое время, вы тратите 15-20 минут времени, и аттестуете его знания и умения. Если человек не смог с нескольких раз сдать внутренний экзамен, то стоит задуматься о том, стоит ли его оставлять по истечению испытательного срока. Кстати, знаю множество компаний, которые проводят для своих сотрудников экзамены по прохождению испытательного срока. Т.е. испытательный обычно 2-3 месяца, после чего сотрудник жестко тестируется на соответствие занимаемой должности. А эти несколько месяцев работает и параллельно, дома или на работе, штудирует предоставляемый материал. Компания тратит минимум времени и усилий на обучение, а сотрудник получает более основательную подготовку.

Что потребуется подготовить

Как вы, надеюсь, уже догадались, нужно совсем не много:

  1. Подготовить саму видео/аудио инструкцию
  2. Подготовить хранилище для отснятых материалов
  3. Подготовить экзаменационный лист

Если компания у вас большая, то руководителю (директору) можно сделать инструкции для начальников отделов. А те в свою очередь, по вашей указке, делают инструкции для своих подчиненных. Что очень сильно сэкономит время.

Давайте по порядку рассмотрим все эти пункты, и я дам свои комментарии, как это можно реализовывать.

Первое – делаем видеоролик. Тут возможно два варианта. Один из которых «живая запись», когда вы записываете либо себя/сотрудника на камеру, либо все вокруг. И другой вариант, когда записываете изображение с экрана монитора, показывая какие программы запускать и как ими пользоваться. Для живой записи вполне достаточно вашего мобильного телефона. Не нужно изобретать велосипед, и искать видеокамеру, штатив, свет и т.д. Сегодняшние смартфоны, даже недорогие, позволяют писать видео в HD качестве. Поставьте их на стопку книг на столе, и, вуаля, штатив готов. Обычно подобные ролики не очень большие и их не много. Поэтому не требуется даже монтаж. Отсняли и скопировали материал на диск.

Со съемкой изображения с экрана монитора, немножечко сложнее, но тоже ничего критичного. Если у вас стационарные компьютеры на рабочих метах, то для записи потребуется микрофон. У ноутбуков, он встроенный, но качество звука так себе. Обзавестись отдельным микрофоном будет полезно. Даже недорогой микрофон или гарнитура за 300-500 рублей, будет в разы лучше, чем встроенный.

Недорогая гарнитура для записи звука в видео

Далее, вы просто запускаете программу для записи видео с рабочего стола, водите мышкой и показываете, как и что необходимо делать, сопровождая это своими комментариями. А по завершению, сохраняете видеофайл в нужном формате. Все, видео инструкция готова!

Не буду сейчас останавливаться на программах, которые могут это делать, и на том, как происходит сам процесс записи, просто вставлю рекламный ролик одной из таких программ, но не в целях рекламы, а, чтобы вы понимали принцип:

Второе – хранилище. Теперь необходимо определиться с местом, где будут храниться инструкции. Самый простой вариант, это просто на жестком диске офисного компьютера или сервера. Т.е. открывается общий доступ по сети к той или иной папке. Для того, чтобы контент-менеджеры не видели инструкций начальников отделов или менеджеров по продажам, необходимо будет настроить права доступа к сетевым папкам.

Следующий вариант, это использование видео хостингов, таких как YouTube, например. Для этого необходимо иметь учетную запись Google. Далее создается канал на YouTube, и видео размещенное на нем, делается закрытым. Т.е. доступное по ссылке или доступное определенным пользователям (у которых тоже должна быть учетка).

Закрытый аккаунт YouTube. Доступ по ссылке

«Доступ по ссылке» дает возможность просматривать видео всем, кто знает эту самую ссылку. Без нее найти видео на видео хостинге невозможно. «Ограниченный доступ» позволяет указывать конкретных пользователей или группы пользователей, которые есть в ваших кругах в Google+.

Этот способ хорош тем, что дает возможность, без танцев с бубнами, смотреть видео инструкции в онлайн. У многих сегодня смартфоны и планшеты на Android, а соответственно есть учетная запись в Google. И это позволяет иметь доступ к видео везде, где есть интернет.

В описании к видео, вы можете указать необходимые ссылки не те инструменты и сервисы, с которыми предстоит работать сотруднику. Также в описании можно сделать ссылки на разные фрагменты ролика. По нажатию на которые, видео воспроизведется с нужного участка.

Еще один вариант для хранения видео, это специализированные системы учета или ваша CRM-система. Где вы создаете отдельный раздел для хранения видеороликов и обучения сотрудников. Инструкции могут храниться как на вашем сервере, и проигрываться в отдельном проигрывателе встроенным в интерфейс, так и плеере YouTube (если вы храните инструкции на этом видео хостинге). Плюс этого варианта в том, что сотрудники работают в одной системе, и есть единая система авторизации и разграничения прав доступа. Возможности ограничиваются только вашей фантазией и способностями программиста. Например, можно открывать доступ к новыми видео, только тогда, когда сотрудник аттестуется по предыдущим.

Третье – аттестация. Она может быть реализована по-разному. Обычно, это либо лист, который заполняет руководитель при аттестации сотрудника, либо компьютерный тест для самостоятельного прохождения.

Для разных компаний и отраслей, используются разные подходы. Где-то предпочитают личное тестирование, где-то компьютерное. В небольших компаниях обычно используется первый вариант, т.к. он более прост в реализации и менее затратен. На листе необходимо указать список вопросов, которые будут задаваться сотруднику, и ваша оценка на его ответы. После чего, данные по аттестации вы заносите в отдельный общий файл или подшиваете в отдельную папку. В случае с наличием CRM, это можно делать там.

И конечно, не стоит забывать делать переаттестацию по тем вещам, с которыми сотрудник в процессе своей работы сталкивается не очень часто. Т.к. если информацией долго не пользуются, она забывается. Плюс ко всему, вы сами можете вносить коррективы в бизнес-процессы, и их необходимо закреплять, делая новые видео инструкции и аттестации. Но сильно переусердствовать тут конечно же не нужно. Все должно быть в меру!

Внедрение системы обучения персонала

Внедрить систему обучения для новых сотрудников не так сложно, как может показаться на первый взгляд. Т.к. они не работали у вас до этого, и не знают, как было раньше. Систему обучения сотрудников, можно внедрять и среди текущих. Конечно, это выглядит сложнее, т.к. ваше предложение может восприниматься в штыки. Мол, че за фигня, раньше такого не было, а тут на тебе… дирик, походу, совсем из ума выжил и т.д.

Внедрение системы обучения сотрудников

Поэтому, систему обучения нужно внедрять очень плавно и аккуратно. В принудительно добровольном порядке. Очень классно, если вы сможете связать систему мотивации сотрудников, с их обучением и аттестацией. Например, когда в мотивационной схеме, есть итоговый бал оценки эффективности сотрудника, и оценка по обучению, может на этот бал повлиять в большую или меньшую сторону. Что в свою очередь будет приводить к корректировке зарплаты сотрудника. Кто участвует в обучении, набирает дополнительные очки, и получает денежные бонусы, а кто не участвует, тот не получает. Когда твой коллега, может 2 часа в неделю тратить на просмотр обучающих роликов за чашечкой вкусного кофе (в то время пока ты пашешь), и тратя по 40 минут один раз в 3 месяца на аттестацию, получает за это больше денег чем ты… Это заставляет задуматься, а не стоит ли получить такие же привилегии.

Бывают случаи, когда вы не можете мотивировать к обучению рублем. Тогда в виде награды можно применять другие штуки, например, возможность повышения, и/или бонусы в виде дополнительных выходных.

При хорошем раскладе, внедрить подобную систему обучения для всех сотрудников компании, можно за 3-5 месяцев. А заложив базис видео обучения, можно постепенно разбавить контент тренингами. Например, по эффективной технике телефонных продаж и т.д. Процесс обучения сотрудников не быстрый, но за год-два можно из средне статической компании превратиться в образцово-показательную, всего лишь внедрив эти простые инструменты.