Персональный блог Сергея Сальникова

+7 (917) 599-46-93

Хорошо ли вы знаете свой бизнес? Или как не проморгать важные «цифры» бизнеса

Хорошо ли вы знаете свой бизнес? Или как не проморгать важные «цифры» бизнеса

Сегодня о важности измерения «цифр» бизнеса, не говорит разве что ленивый. Но одно дело мерить, и совсем другое дело постоянно работать с этими цифрами, предпринимая усилия на изменение их в лучшую сторону. Даже если вы ответственно подходите к этому, задайте себе вопрос – «А кто-то кроме меня мониторит эти цифры?». Ваши руководители отделов вообще в курсе того, какие ключевые показатели они должны отслеживать и улучшать? А ваши рядовые сотрудники понимают над чем нужно усиленно работать? Спросите своего логиста или начальника отдела продаж, над какими показателями он постоянно работает… не всех предпринимателей удовлетворит полученный ответ. О том, как не проморгать ключевые показатели бизнеса, и попросту не потерять часть своей прибыли, мы и поговорим в этой статье.

Как показывает практика, всевозможные цифры в виде отчетов в 1С, CRM, Я.Метрике и прочих системах, не используются должным образом. Многим — это просто душу греет, что эти отчеты у них есть, они мониторят их 2-3 раза в месяц, если не реже, а детально их изучать начинают лишь тогда, когда большая и жирная задница повисает в непосредственной близости. А зачастую, эти отчеты показывают совсем не то, что нужно замерять.

Вы – мои читатели, периодически в письмах на почту, пишите мне о том, чтобы я немножечко больше рассказывал о своем опыте в статьях, а не просто структурировал информацию. Поэтому расскажу, что я делал у себя в магазине, и что мы продолжаем делать с предпринимателями.

Всевозможные детальные отчеты – это все конечно хорошо и полезно, но в повседневной работе, обычно больше требуется быстро оценить какой-то показатель по своему отделу и быстро внести корректировки или принять молниеносное решение на основе этих цифр.

В 2010 и 2011 годах, когда магазин начал показывать рост непривычными темпами (т.е. быстро), я начал осознавать, что я сильно упускаю множество показателей из виду, в связи с тем, что возросла нагрузка. Базовых отчетов и данных из CRM уже не хватало, нужно было за день просматривать огромное количество таблиц в CRM, сводить их вместе в голове и пытаться анализировать. Порой мозг отказывался принимать информацию, и я начинал нереально тупить… особенно под конец рабочего дня. Аналогичная картина наблюдалась и у сотрудников. Например, логисты постоянно бегали и суетились, пытаясь прикинуть с какого склада им нужно сделать перемещение товара, и как заказ вписать о общий поток заказов. Это часто приводило к тому, что большая часть времени тратилась в пустую, на малоэффективные телодвижения. А это приводило к тому, что не успевали вовремя обрабатывать заказы, поступившие от отдела продаж, а соответственно и доставки переносились на более позднее время, и часть из них из-за этого отменялась. Короче говоря, на больших объемах, работать с таблицами и стандартными отчетами 1С и CRM было крайне неэффективно. Я понял, что для того, чтобы увеличивать продуктивность работы магазина, нужно сильно раздувать штат. С теми маленькими наценками на товаре, которые существуют в компьютерной нише, этого делать было нельзя. Это просто бы не окупилось.

Естественно, сначала я бросил силы на то, чтобы как-то дописать нашу CRM, и упростить работу с данными. Через некоторое время это получилось сделать, и уже не было той большой Ж, которая была раньше. Но информативности все еще не хватало. Чтобы совершенствовать бизнес-процессы и выявлять слабые звенья, я периодически на недельку-две садился в выбранный отдел в роли рядового сотрудника, и делал все то, что и они. Либо в роли руководителя отдела, управляя вектором работы. Чтобы понимать слабые звенья, нужно постоянно считать цифры. Например, как быстро продавцы обрабатывают поступившие заказы, как много пропущенных звонков, много ли отказов, сколько на сегодня вообще доставок, сколько мы уже развезли, сколько в пути, сколько осталось, можем ли еще взять на сегодня или только на завтра, сколько времени уходит на ту или иную операцию и т.д., и т.п. Это требовало каждый день рассчитывать одни и те же цифры по множеству раз… Через несколько дней, цифры начинали просто выбешивать! Хотелось послать все на хрен, запереться в своем кабинете и никого не видеть.

Осознание того, что в этой ситуации дальше делать, пришло достаточно быстро. Далось, наверное, мое первое техническое образование. Достаточно быстро был проработан эскиз «монитора онлайн», на который выводились цифры. Представлял он из себя обычный отчет в CRM, но немного модифицированный, в виде квадратов с цифрами, при открытии которого, тот расширялся на весь экран и подгонялся под разрешение монитора, на котором его просматривают. Дальше оставалось дело за малым – в каждом отделе вывести для них отдельный отчет на большом мониторе или телевизоре, что и было в последствии сделано. Чтобы вы понимали, как примерно выглядели эти «онлайн мониторы», приведу несколько эскизов которые я набрасывал перед постановкой ТЗ программисту. Их вы можете видеть ниже:

Цифры на этих мониторах обновлялись в реальном времени. Т.е. изменил менеджер статус заказа с одного на другой, на мониторе обновилась информация об этом.

На первый взгляд, такое количество квадратиков и цветов может показаться полным недоразумением. Мол глаз сломать можно. Однако, на практике это очень хорошо работает, когда с этими квадратами имеешь дело каждый день. Сотрудник буквально за первые дни привыкает и запоминает в какой части и какой квадрат, какие данные показывает. Когда ему нужно быстро понять ситуацию, он бегло бросает взгляд на монитор и на тот квадрат, который ему необходим (или на несколько квадратов).

В процессе обновления данных квадраты могут мигать и привлекать к себе внимание, если идет что-то не так или нужно напомнить о себе. Так, например, у нас у отдела продаж мигал один из квадратов «ТРАНЗИТЫ», который напоминал и информировал за 30 минут продавцов о том, что необходимо доделать все перемещения товара, т.к. транзитная машина скоро уедет. И соответственно менял свой цвет, когда время истекло.

Тут принципиально не используются всевозможные графики и диаграммы, мелкие таблицы и т.д. Потому, что издалека их просто не видно. А данные квадраты позволяют даже издалека без проблем считать необходимую информацию с монитора. Конечно, сам монитор при этом должен быть пропорционален тому помещению, в котором он находится.

Вот еще один из последних примеров подобного отчета, который я на днях накидывал (черновой вариант) для одного предпринимателя (это, кстати, и послужило стимулом для написания этой статьи):

Онлайн-монитор - отдел продаж 2

Как видите, с момента первых «онлайн мониторов» которые я делал для магазина, прошло уже порядка 4 лет, а концепция их практически не поменялась. Сегодня, помимо CRM, в подобные отчеты вытаскивается информация и с сайта, и с Я.Метрики, и из 1С, и практически из любых другие источников, сводя все данные воедино. Можно, например, сводить информацию по источникам трафика и количеству продаж с них.

На моем последнем примере (для отдела продаж), можно увидеть, что помимо данных из CRM и телефонии, будут просчитываться мотивационные схемы для продавцов. Выполнение плана продаж, мотивация типа «кубок», о которой я уже писал, и бонусный фонд отдела продаж (доп. мотивация). Что служит дополнительным стимулом для сотрудников, т.к. в реальном времени они понимают что и сколько им светит, в плане премий.

Такие отчеты делаются и для руководителей отделов, только выводятся не на большой монитор в помещении, а на дополнительный монитор руководителя. Он, периодически переключая взгляд на него, мониторит эффективность работы своих подчиненных. Выглядит это примерно так:

Рабочий стол с онлайн монитором

На монитор руководителя уже можно без проблем выводить всяческие графики и диаграммы, т.к. посадка к монитору близкая и не нужно напрягать зрение, чтобы рассмотреть этот график.

В общем, друзья, всем у кого более-менее приличные по объемам продаж магазины, рекомендую внедрять подобную штуку в своих отделах. Очень сильно помогают в работе и увеличивают эффективность работы подчиненных, порой очень сильно увеличивает. Не буду подробно описывать, что в моем примере за что отвечает, надеюсь более-менее понятно. Данные отчеты естественно делаются индивидуально под каждую компанию и каждый ее отдел в отдельности, тут скорее вам нужно подумать какие из цифр помогут вам и вашим сотрудникам делать свою работу быстрее и качественнее.

Если у вас остались вопросы, пишите их в комментарии или на мою почту — постараюсь всем ответить. Ну и конечно же подписывайтесь на мой блог в форме ниже.

Понравилась статья?

Подписывайся и узнавай о новых статьях первым!

Уже подписалось 215 человек.

Метки: #, #, #, #, #, #, #, #, #, #, #

Комментарии

  • Виталий

    Очень близкая для меня статья — управление бизнес процессами.
    Я разработал Проект построение Цифровой Управляющей Системы,
    который реализует идею построения много уровневой управляющей бизнесом системы.

    Это то, о чем многие размышляют, но никак не могут сделать последний шаг —
    НАУЧИТЬ 1С — УПРАВЛЕНИЮ БИЗНЕСОМ.

    1С декларирует УПП — Управление Производственным Предприятием.
    Но в описание — лишь Учет производства!

    1С — это лишь Учетно-Расчетная система. НЕТ ТАМ НИКАКОГО УПРАВЛЕНИЯ.
    Но самое интересное … 1С в шаге от создания действительно уникальной Управляющей системы.
    Об это сообщение ниже и ссылка на презентацию такого Проекта.

    Одна проблема — НИКТО не понимает — ЧТО ТАКОЕ УПРАВЛЕНИЕ!
    Это :
    — измерение бизнеса
    — анализ результатов
    — выработка управляющих решений
    — контроль исполнения

    1С через 2 месяца смогла бы УПРАВЛЯТЬ БИЗНЕСОМ…

    Но автоматизаторы 1С рисуют отчеты, графики, CRM… ДЛЯ АНАЛИЗА.
    Им в голову пока не приходит — поручить это ЭВМ.
    Я уже не говорю о выработке решений и контролю…
    И не упоминаю о создании Глобальной Управляющей системы, где системно будут работать люди, программы, методы и способы цифрового управления бизнесом.

    Проект
    построение Глобального, много уровневого управления бизнесом.

    https://cloud.mail.ru/public/2mY4/6ThzssvHB